Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es la responsable de tus datos

La responsable del tratamiento de tus datos personales es Diana Carolina Cortés Mazo, persona natural, fisioterapeuta egresada de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud (FUCS), con registro en el RETHUS número 25369, quien presta sus servicios con la marca DC Fisioterapia en Bogotá D.C., Colombia.

• Correo: dccortes@dcfisioterapia.co
• WhatsApp: +57 302 783 4407
• Sitio web: https://dcfisioterapia.co
• Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
• Dirección de notificaciones: Carrera 50a sur 41b 12, Bogotá D.C.
• Quién atiende las solicitudes: directamente Diana Carolina Cortés Mazo, responsable del tratamiento.

En este documento, "nosotros" y "DC Fisioterapia" se refieren a la responsable, y "tú" o "titular" se refiere a la persona cuyos datos tratamos.

2. Para qué existe esta política

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales) y el Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.25.3.1 sobre políticas de tratamiento). Se aplica a todos los datos que recolectamos por el sitio web, WhatsApp, correo, teléfono, el portal del paciente y durante la atención a domicilio o virtual.

3. Definiciones que usamos

• Dato personal: cualquier información que te identifica o que puede asociarse a ti (nombre, celular, correo, dirección).
• Dato sensible: el que afecta tu intimidad o cuyo mal uso podría generar discriminación. Los datos relativos a tu salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).
• Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado para que tratemos tus datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolectarlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o eliminarlos.
• Responsable: quien decide sobre los datos y su tratamiento (Diana Carolina Cortés Mazo).
• Encargado: quien trata los datos por cuenta de la responsable, por ejemplo, el proveedor de alojamiento del sitio.
• Transferencia y transmisión internacional: envío de datos a otro país; es transmisión cuando el destinatario es un encargado que los trata por cuenta nuestra.
• Historia clínica: documento privado, obligatorio y sometido a reserva en el que se registran cronológicamente tus condiciones de salud y la atención recibida (Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud).

4. Qué datos recolectamos

Datos de identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento (para adaptar la atención a tu edad), celular, correo, dirección de atención, barrio y franja horaria preferida para el contacto o las citas.

Datos para la cotización: localidad y estrato, que se usan para calcular el valor de referencia del servicio.

Datos de salud (sensibles): motivo de consulta, diagnósticos u órdenes médicas que decidas compartir, antecedentes, resultados de la valoración, evolución de las sesiones, ejercicios indicados y cualquier otra información clínica necesaria para atenderte.

Datos de acudientes o representantes: nombre y celular de la persona que acompaña o representa a un menor de edad o a un adulto que lo necesite.

Datos de uso del sitio: dirección IP, navegador, páginas visitadas y datos técnicos para la seguridad del sitio. La analítica (medición de visitas con Google Analytics) y la medición de campañas publicitarias (Google Ads y Meta) solo se activan si las aceptas en el aviso de cookies; en ellas nunca se envían tu nombre, tus datos de contacto ni datos de salud.

Evidencia de tus autorizaciones: fecha, hora, dirección IP, navegador y versión del texto que aceptaste o firmaste, y tu firma manuscrita (trazo en pantalla) cuando firmas el registro de visita o solicitas una copia de tu historia clínica.

Grabación y transcripción de sesiones: el texto de lo que se habló durante la atención y el audio de la sesión, que aceptas al firmar el registro de visita; el audio se conserva cifrado solo 90 días.

5. Tus datos de salud son facultativos

Responder preguntas sobre tu salud es voluntario: no estás obligado a entregar datos sensibles ni a autorizar su tratamiento (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015). Ten en cuenta que, sin información básica sobre tu condición, no es posible hacer una valoración ni un plan de fisioterapia seguro; por eso te explicaremos siempre para qué necesitamos cada dato.

Nunca condicionamos otras actividades (por ejemplo, recibir información general o una cotización) a que entregues datos sensibles que no sean necesarios para ellas.

6. Para qué usamos tus datos (finalidades)

1. Responder tus mensajes y orientarte sobre los servicios.
2. Cotizar el servicio según tu localidad, estrato y modalidad.
3. Agendar, confirmar, reprogramar o cancelar citas, incluida la creación del evento en el calendario del negocio y del enlace de videollamada.
4. Prestar el servicio de fisioterapia a domicilio o virtual: valoración, plan, sesiones, ejercicios para casa y seguimiento de tus avances.
5. Llevar tu historia clínica como lo exigen las normas de salud.
6. Enviarte avisos de tus citas (confirmaciones y recordatorios, sin información clínica) por WhatsApp o correo, y tus ejercicios y documentos por correo o por el portal del paciente. WhatsApp no se usa para enviar información clínica (artículo 24 de la Resolución 1644 de 2026 del Ministerio de Salud).
7. Facturar y llevar la contabilidad del servicio.
8. Atender tus consultas, reclamos y solicitudes sobre tus datos.
9. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
10. Proteger la seguridad del sitio y del portal (registro de accesos, prevención de fraude y abuso).
11. Mejorar el sitio web con estadísticas de uso y medir nuestras campañas (de qué anuncio o enlace llegaste), solo si aceptas las cookies de medición o de publicidad.
12. Usar herramientas de inteligencia artificial como apoyo para transcribir las sesiones, preparar ejercicios, proponer la hoja de ruta de tus sesiones y sugerir texto para la nota clínica, solo con información anonimizada y siempre con revisión de la fisioterapeuta. Hace parte de cómo prestamos el servicio.

Transcripción de sesiones, apoyo de inteligencia artificial y firma manuscrita. Como parte del servicio, lo que se habla durante cada sesión se transcribe en texto con el reconocimiento de voz del navegador de la fisioterapeuta, para que ella pueda dedicarse a atenderte y quede un registro completo y fiel en tu historia clínica. Al firmar el registro de visita de cada sesión, tú (o tu acudiente) conoces y aceptas esa transcripción. El audio lo procesa el proveedor del navegador (Google o Apple, según el dispositivo) para convertirlo en texto. Además, el audio de la sesión se graba con el micrófono del dispositivo de la fisioterapeuta y se guarda cifrado en nuestro servidor, solo como apoyo para que ella confirme lo dicho al escribir la nota: no se envía a servicios de inteligencia artificial, solo ella lo escucha y se borra automáticamente a los 90 días. El texto se almacena cifrado en tu historia clínica. Ese texto, sin tu nombre ni tus datos de contacto y después de quitar automáticamente los datos que te identifican, puede enviarse a Anthropic (Estados Unidos) para sugerir contenido de la nota clínica o de tu hoja de ruta de sesiones. La fisioterapeuta revisa, corrige y firma toda nota; ninguna sugerencia se guarda sin su decisión. Además, cuando firmas el registro de visita o solicitas una copia de tu historia clínica, guardamos tu firma manuscrita (trazo en pantalla) junto con la fecha, la hora, la dirección IP y el navegador, como evidencia de tu autorización. Si no estás de acuerdo con este uso, no firmes y coméntaselo a tu fisioterapeuta o escríbenos para revisar cómo seguir atendiéndote; conservas siempre tus derechos como titular de los datos (sección 9). La conservación del texto transcrito y de las firmas sigue el plazo de la historia clínica (15 años); el audio se borra a los 90 días. 13. Usar tu imagen (fotos o videos) con fines de divulgación, solo si firmas la autorización opcional de uso de imagen.

Avisos por WhatsApp (activos por defecto). Cuando nos das tu número (en el sitio web, al agendar, al cotizar, al registrarte o cuando la fisioterapeuta te registra), te informamos que DC Fisioterapia te escribirá por WhatsApp desde su número para confirmar citas y pagos, recordarte sesiones, pedirte tu opinión después de una sesión y hacer un único seguimiento a tu cotización. Estos avisos quedan activos por defecto y puedes desactivarlos en cualquier momento respondiendo NO MÁS (también STOP o BAJA), desde tu portal o pidiéndoselo a la fisioterapeuta, sin que eso afecte tu atención; desde ese momento te avisamos solo por correo. Guardamos la fecha, el medio y la versión del texto con que quedaste informado, y la fecha de tu retiro. WhatsApp se usa solo para coordinación administrativa: los mensajes nunca llevan diagnósticos, zona del cuerpo, resultados ni indicaciones clínicas, no reemplazan la consulta y no hacen parte de tu historia clínica (Resolución 1995 de 1999, Ley 528 de 1999 y artículo 24 de la Resolución 1644 de 2026). Si nos envías información de salud por WhatsApp por tu cuenta, la fisioterapeuta la pasa a tu historia clínica y la trata en la siguiente sesión. Meta Platforms procesa estos mensajes en servidores fuera de Colombia, como encargado (sección 8).

No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos a terceros para publicidad.

7. Con quién compartimos tus datos

Para operar usamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento, bajo sus condiciones contractuales de protección de datos:

Proveedor	Para qué	Ubicación de los datos
Hostinger	Alojamiento del sitio web, la base de datos y copias de seguridad	Servidores que pueden estar fuera de Colombia
Google (Google LLC)	Correo, calendario de citas, videollamadas Google Meet y Google Drive, donde se lleva la historia clínica	Estados Unidos y otros países
Meta (WhatsApp)	Mensajes y avisos de citas por WhatsApp	Estados Unidos y otros países
8x8 (Jitsi as a Service, JaaS)	Videollamadas de las sesiones virtuales	Estados Unidos y otros países
Anthropic	Herramienta de inteligencia artificial de apoyo (ejercicios, hoja de ruta y sugerencias para la nota), solo con datos anonimizados y con revisión de la fisioterapeuta	Estados Unidos
Google o Apple (navegador del dispositivo)	Reconocimiento de voz del navegador para la transcripción de la sesión, que aceptas al firmar el registro de visita (el audio que guardamos queda en nuestro servidor, cifrado, 90 días)	Estados Unidos y otros países

También podremos compartir tus datos con:

• Profesionales de la salud que participen en tu atención, cuando sea necesario y con tu conocimiento.
• Tu aseguradora o empresa de medicina prepagada, si tu atención se hace por medio de ella, con tu autorización y solo con los datos necesarios para el trámite.
• Autoridades judiciales o administrativas que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

8. Envío de datos a otros países

Algunos proveedores guardan información fuera de Colombia. El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 permite enviar datos a otros países cuando el titular lo autoriza de forma expresa, entre otros casos, y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) regula la transmisión a encargados mediante contrato. Al aceptar esta política y firmar la autorización de datos, autorizas de manera expresa la transferencia y transmisión internacional de tus datos a los proveedores de la tabla anterior, con las finalidades descritas.

9. Tus derechos como titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que nos diste.
3. Saber cómo hemos usado tus datos, si lo pides.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
5. Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos, como ocurre con la historia clínica.
6. Acceder gratis a tus datos.
7. Recibir copia de tu historia clínica cuando la pidas (artículo 16 de la Ley 528 de 1999).

Las autorizaciones opcionales (uso de imagen y teleconsulta) puedes revocarlas cuando quieras desde el portal del paciente o escribiéndonos. La transcripción y el apoyo de inteligencia artificial hacen parte del servicio (sección 6); si no estás de acuerdo, escríbenos y revisamos contigo cómo seguir.

10. Cómo ejercer tus derechos

Las consultas y reclamos los atiende directamente Diana Carolina Cortés Mazo, responsable del tratamiento. Puedes enviarnos tu solicitud por cualquiera de estos canales:

• Correo: dccortes@dcfisioterapia.co (asunto sugerido: "Datos personales")
• WhatsApp: +57 302 783 4407
• Portal del paciente: en tu perfil puedes ver y actualizar tus datos y revocar las autorizaciones opcionales.
• Correspondencia física: Carrera 50a sur 41b 12, Bogotá D.C.

Incluye tu nombre, un medio de contacto, la descripción de lo que pides y, si es un reclamo, los documentos que quieras hacer valer. Verificaremos tu identidad antes de responder. También pueden ejercer los derechos tus causahabientes, tu representante o apoderado, y quien estipule a tu favor.

Consultas

Si quieres conocer la información que tenemos sobre ti, te responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde que recibamos tu solicitud. Si no podemos responder en ese plazo, te explicaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o eliminarse, o que no cumplimos la ley, puedes presentar un reclamo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

1. Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo que lo completes. Si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, se entenderá que desististe.
2. En máximo dos (2) días hábiles marcaremos tus datos con la leyenda "reclamo en trámite" hasta que se resuelva.
3. Te responderemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a recibirlo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

11. Niñas, niños y adolescentes

Atendemos pacientes de todas las edades. Cuando el paciente es menor de edad, la autorización la otorga su representante legal (madre, padre o tutor), después de escuchar la opinión del menor según su madurez (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015). Sus datos se tratan siempre respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

12. Cómo protegemos tus datos

• Conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio.
• Cifrado de los datos más sensibles en la base de datos (documento, dirección y motivo de consulta).
• Acceso al panel de administración con contraseña y verificación en dos pasos (2FA); solo accede el personal autorizado.
• Registro de auditoría de cada acceso a los datos de un paciente.
• La historia clínica se guarda en Google Drive, en una carpeta por paciente con acceso restringido.
• Copias de seguridad cifradas y periódicas.
• Las sesiones virtuales no se graban en video; el audio de las sesiones se guarda cifrado solo 90 días, como se explica arriba.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a detectarlo, como lo exige el deber de informar las violaciones a los códigos de seguridad (artículo 17, literal n, de la Ley 1581 de 2012), y te avisaremos cuando pueda afectarte. El detalle de las medidas está en la Política de seguridad de la información.

13. Cuánto tiempo guardamos tus datos

• Historia clínica: mínimo quince (15) años contados desde la fecha de tu última atención, como lo exige la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud (que modificó la Resolución 1995 de 1999). Durante ese tiempo no puede eliminarse aunque lo pidas.
• Consentimientos y autorizaciones firmadas: el mismo tiempo de la historia clínica, porque hacen parte de la evidencia de la atención.
• Datos de facturación: el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.
• Datos de contacto y cotizaciones de personas que no llegaron a ser pacientes: el tiempo necesario para responderte y hacer seguimiento a tu solicitud. Revisamos estos datos al menos una vez al año y eliminamos los que ya no se necesiten; también puedes pedir su eliminación en cualquier momento.
• Datos de navegación y registros de seguridad: el tiempo necesario para la seguridad del sitio.

Cuando ya no se necesitan y no hay un deber legal de conservarlos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma segura (artículo 11 del Decreto 1377 de 2013).

14. Cookies y analítica

El sitio usa cookies técnicas necesarias para funcionar (sesión y seguridad). Las cookies de medición (analítica) y de publicidad solo se instalan si aceptas cada categoría en el aviso de cookies, y puedes cambiar tu decisión cuando quieras desde el enlace "Preferencias de cookies" al pie de la página o borrando las cookies de este sitio en tu navegador. El detalle de cada cookie está en la Política de cookies.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

Como persona natural, la responsable no está obligada hoy a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, porque esa obligación aplica a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública (Decreto 090 de 2018, compilado en el Decreto 1074 de 2015). Si la obligación llegara a aplicarle, hará la inscripción en los plazos que fije la ley.

16. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma importante, publicaremos la nueva versión en el sitio con su fecha y te lo avisaremos por correo antes de aplicar los cambios, si estás registrado. Cuando el cambio afecte las finalidades, te pediremos una nueva autorización.

17. Vigencia

Esta política rige desde el 25 de septiembre de 2026 (versión 1.0). Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y durante los plazos de conservación indicados.

Autoridad de protección de datos: Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales, https://www.sic.gov.co

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Documento sujeto a validación por abogado.